Инвентаризация в организации

16 Июля 2014

Инвентаризации подлежат:

  • активы, 
  • обязательства.
При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Таким образом, инвентаризация - проверка, в ходе которой выявляется фактическое наличие активов и обязательств организации, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 1, 2 ст. 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон N 402-ФЗ)).

Существуют виды инвентаризации:

А) обязательная. Проводить обязательную инвентаризацию организация должна в случаях, предусмотренных законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ);

Б) добровольная. Проведение добровольной инвентаризации осуществляется в любых случаях, установленных в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета. При этом проводить добровольную инвентаризацию возможно такое количество раз в году, которое предусмотрено учетной политикой организации для целей бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях, а именно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, а библиотечных фондов - 1 раз в 5 лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Вышеуказанное следует из п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н), п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н), п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49).

Отметим, что в число вышеуказанных случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, не входит случай смены главного бухгалтера. 

Связано это с тем, что главный бухгалтер не относится согласно законодательству к материально ответственным лицам. Должность главного бухгалтера не включена в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утв. Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85).

Однако, в связи с тем, что на главного бухгалтера (бухгалтера) может быть возложена полная материальная ответственность (что должно быть отражено путем включения соответствующего условия в трудовой договор с ним), в этом случае проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера (бухгалтера) будет необходимо.

Обязательные случай проведения инвентаризации не зависят от применяемой организацией системы налогообложения (общей, ЕНВД, УСН), поскольку Закон N 402-ФЗ не освобождает организации от ведения бухгалтерского учета в зависимости от их нахождения на общей системе налогообложения, ЕНВД или УСН.
Отметим, что Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49) предусмотрены особенности проведения инвентаризации:

  • основных средств;
  • нематериальных активов;
  • финансовых вложений;
  • товарно-материальных ценностей;
  • незавершенного производства и расходов будущих периодов;
  • животных и молодняка животных;
  • денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности;
  • расчетов;
  • резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов.

Инвентаризацию должна проводить инвентаризационная комиссия. Как правило, в организациях она является постоянно действующей. 

Ее создание, а также утверждение персонального состава связано с изданием соответствующего распорядительного документа (приказа, постановления, распоряжения) руководителем организации. 

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерии;
  • другие работники организации (инженеры, экономисты, техники и т.д.);
  • специалисты независимых аудиторских организаций (при необходимости) или представители службы внутреннего аудита (при наличии такой службы в организации).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии (из состава, утвержденного руководителем организации) при проведении инвентаризации является основанием для признания ее результатов недействительными.

Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в 2-х экземплярах.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Результатом проведения инвентаризации может быть выявление:

  • излишков активов и обязательств;
  • недостачи активов и обязательств.

Если в ходе инвентаризации будут выявлены расхождения между данными, занесенными в описи, и показателями на счетах бухгалтерского учета (в виде излишков или недостачи), их нужно занести в сличительные ведомости. 

Сличительные ведомости составляются в 2-х экземплярах.

Инвентаризационная опись и сличительная ведомость являются первичными учетными документами. 

Их формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Поскольку с 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (информация Минфина России N ПЗ-10/2012), организация вправе самостоятельно решать:

  • будет ли она продолжать использовать установленные унифицированные формы первичных учетных документов (например, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);
  • или она будет применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, взяв за основу для разработки имеющиеся унифицированные формы. 

При этом организация вправе удалить ненужные ей реквизиты и добавить те, которые ей необходимы. В случае, если организация планирует применять самостоятельно разработанные формы, ей следует для каждого вида (группы) имущества (основных средств, нематериальных активов, ТМЦ и т.д.) предусмотреть свою форму инвентаризационной описи (акта). Однако, в таком случае ей нужно помнить, что Закон N 402-ФЗ устанавливает обязательный перечень реквизитов, которые в любом случае должны присутствовать в первичном учетном документе, особенно в случае, когда он разрабатывается организацией самостоятельно.

Составлять опись (акт), а также сличительную ведомость можно как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Для оформления описей Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49) предусмотрены следующие правила:

  • описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток;
  • наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
  •  на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны;
  • исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами;
  • в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются;
  • на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. 

В конце описи материально ответственные лица должны дать расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество должно расписаться в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Иванова Елена Николаевна,
Эксперт по налогообложению ООО "Мир Консалтинга"

Читайте далее:

X

Отправить статью себе на E-mail


Возврат к статьям