НОВЫЙ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

26 Декабря 2011

С 1 января 2012 г. вступило в силу «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12 октября 2011 г. (далее Положение). Это Положение изменило порядок ведения кассовых операций. В данной статье мы подробно рассмотрим все изменения и нововведения.

Новое Положение распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения, на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Таким образом, с 01 января 2012 г. законодатели обязали индивидуальных предпринимателей вести кассовые операции в соответствии с настоящим Положением.

Новые принципы установления лимита остатка кассы и новые требования к его соблюдению.

Для ведения кассовых операций организации и индивидуальные предприниматели должны самостоятельно установить лимит остатка наличных денежных средств в кассе – что является также новшеством (до 2012 г. лимит устанавливался банком, в котором был открыт расчетный счет организации).

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, для совершения операций которого, организацией в банке открыт расчетный счет, устанавливает свой лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном настоящим Положением для юридического лица.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе устанавливается распорядительным документом организации (индивидуального предпринимателя).

В соответствии с приложением к Положению лимит остатка наличных денег определяется в следующем порядке:

1. Для определения лимита остатка наличных денег организация (индивидуальный предприниматель) учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданная организация (индивидуальный предприниматель) - ожидаемый объем поступлений). Следует отметить, что организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие отдельного расчетного счета, определяет объем поступлений наличных денег с учетом наличных денег принятых обособленными подразделениями.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, определяемый организацией (индивидуальным предпринимателем), за который учитывается объем поступлений наличных денег. Следует отметить, что расчетный период не может быть более 92 рабочих дней;

- период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней.

Пример:

Организация розничной торговли имеет наличную выручку от реализации товаров:

за октябрь 2011 г. - 1 000 000 руб.,

за ноябрь 2011 г. - 900 000 руб.,

за декабрь 2011 г. - 1 600 000 руб.

Итого за 4 квартал 2011 г. – 3 500 000 руб.

Считаем количество рабочих дней в расчетном периоде:

21(октябрь) + 21(ноябрь) + 22(декабрь) = 64 рабочих дня.

Период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары – 5 рабочих дней.

Рассчитываем лимит остатка наличных денежных средств в кассе на 2012 г.:

3 500 000 / 64 х 5 = 273 437 руб.

В случае, если у организации (индивидуального предпринимателя) отсутствует поступление наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги - учитывается объем выдач наличных денег (для вновь созданных организаций (индивидуальных предпринимателей) - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег в данном случае рассчитывается по формуле:

где:

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (организациями, в состав которых входят обособленные подразделения без отдельного расчетного счета, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, выданные в этих обособленных подразделениях);

- период времени между днями получения по денежному чеку в банке организацией (индивидуальным предпринимателем) наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней.

Пример:

Организация оптовой торговли оплатила наличными денежными средствами поставщикам товаров:

за октябрь 2011 г. - 200 000 руб.,

за ноябрь 2011 г. - 300 000 руб.,

за декабрь 2011 г. - 900 000 руб.

Итого за 4 квартал 2011 г. – 1 400 000 руб.

Считаем количество рабочих дней в расчетном периоде:

21(октябрь) + 21(ноябрь) + 22(декабрь) = 64 рабочих дня.

Период времени между днями получения по денежному чеку в банке организацией наличных денег – 5 рабочих дней.

Рассчитываем лимит остатка наличных денежных средств в кассе на 2012 г.:

1 400 000 / 64 х 5 = 109 375 руб.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральными законами от 3 июня 2009 г. № 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" и от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ "О национальной платежной системе" при определении лимита остатка наличных денег в кассе не учитывает наличные деньги, принятые им при осуществлении указанной деятельности.

С 01 января 2012 г. период, на который следует установить лимит, законодательством не определен (раньше лимит устанавливали на весь предстоящий год). Утверждая приказ о лимите лучше просто установить дату, начиная с которой он действует. Тогда при необходимости в любой момент можно будет лимит изменить. Нести приказ о лимите в банк ни для согласования, ни для ознакомления не нужно.

Денежные средства, сверх установленного лимита организации (индивидуальные предприниматели) обязаны хранить на банковских счетах.

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается только в дни выплат заработной платы, стипендии и прочих социальных выплат, включая день получения наличных денег с банковского счета, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией (индивидуальным предпринимателем) в эти дни кассовых операций.

Следует отметить, что раньше запрещалось накапливать в кассе наличную выручку для выдачи зарплаты и прочих выплат.

Деньги, полученные в банке для выдачи зарплаты, стипендий и прочих социальных выплат, теперь можно хранить в кассе не 3, а 5 рабочих дней.

Порядок оформления кассовых документов.

Первичные кассовые документы по – прежнему должны быть оформлены по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558, кассовые документы обязаны храниться в течение 5 лет.

С 2012 г. мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются организацией (индивидуальным предпринимателем) самостоятельно. Таким образом, отменены требования по обустройству помещения кассы.

Кассовые документы организации (индивидуального предпринимателя) оформляются:

  • главным бухгалтером;
  • бухгалтером или другим работником (в т.ч. кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания соответствующего распорядительного документа. В соответствии с п. 1.6. Положения со своими должностными обязанностями кассир должен быть ознакомлен под роспись;
  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Прием наличных денег организацией (индивидуальным предпринимателем) проводится по приходным кассовым ордерам (форма КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2). Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Наличные деньги принимаются (выдаются) таким образом, чтобы вноситель (получатель) наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем. Следует отметить, что индивидуальный предприниматель также может вести кассовые операции сам.

Кассир снабжается штампами, содержащим реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции ("Оплачено", "Принято", "Выдано" с текущей датой), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Первичные кассовые документы, кассовая книга (форма КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) могут оформляться на бумажном носителе или на компьютере. Первичные кассовые документы, оформленные на компьютере, обязательно должны быть распечатаны.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств может по усмотрению руководителя вестись только в электронном виде. В этом случае, подписи старшего кассира и кассиров проставляются с использованием электронно-цифровой подписи, а руководитель и главбух заверяют ЭЦП количество листов в книге.

Лист кассовой книги, оформляемой на компьютере, распечатывается на бумажном носителе в конце каждого рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) ведется в хронологической последовательности с начала календарного года.

Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению. Прежний Порядок ведения кассовых операций предусматривал, что у организации может быть только одна кассовая книга. Теперь обособленные подразделения, у которых есть расчетный счет, сами оформляют свои кассовые операции и ведут свою кассовую книгу, поскольку:

  • имеют свою кассу и свой лимит остатка наличных;
  • могут сами сдавать свои наличные в банк.

Лист кассовой книги обособленного подразделения после выведения остатка наличных на конец дня нужно передавать головной организации не позднее, чем на следующий рабочий день. Порядок передачи должен быть утвержден распорядительным документом руководителя организации.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати организации (индивидуального предпринимателя).

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Следует отметить, что ранее наличные, полученные в банке, можно было тратить только на цели, указанные в чеке. С 01 января 2012 г. таких ограничений нет. Напоминаем, что в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У наличную выручку можно расходовать:

  • на выдачу зарплаты, стипендий и прочих выплат работникам;
  • оплату товаров, работ, услуг;
  • командировочные расходы;
  • возврат покупателям денег за оплаченные ранее наличными и возвращаемые ими вам товары, не выполненные вами работы, не оказанные вами услуги.

Новый порядок работы с подотчетными суммами.

В новом Положении более четко регламентирован порядок выдачи денежных средств под отчет.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (индивидуального предпринимателя), проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных денег работнику под отчет оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица (новая норма), составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру (бухгалтеру), а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Эта норма распространяется и на командировки.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером (бухгалтером), а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

В новом Положении нет нормы о том, что передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому не допускается.

Контроль за осуществлением кассовых операций.

Законодательством предусмотрены штрафы за следующие нарушения порядка ведения кассовой дисциплины:

  • расчеты наличными с организациями или индивидуальными предпринимателями на сумму больше 100 000 руб. по одному договору;
  • неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денег;
  • накопление в кассе наличных сверх лимита.

В соответствии со ст. 15.1. КоАП РФ для организаций штраф - от 40 000 до 50 000 руб., для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 4000 до 5000 руб.

Л.А. Печерская,

Ведущий аудитор ООО "Мир Консалтинга".

Читайте далее:

X

Отправить статью себе на E-mail


Возврат к статьям